Zakelijke iPad-apps zijn er in overvloed en met de updates en upgrades van de hardware en iOS zijn ontwikkelaars, ook van zakelijke apps, in staat om apps steeds geavanceerdere taken te laten verrichten. Dat is mooi omdat we daarmee ons werk zo nog slimmer kunnen doen. Maar deze ontwikkeling heeft ook een keerzijde. We vergeten wel eens dat juist de combinatie van de meest basic tablet(iPad)-mogelijkheden met de essentiële bedrijfsinformatie al heel veel winst op kan leveren. Een mooi voorbeeld hiervan is de app Docs2Go van het Nederlandse bedrijf ProClass.
Wereldwijd probleem
Om zowel de simpelheid als de impact van deze app te begrijpen, is het handig om te snappen om welke business en bedrijfsinformatie het gaat. Elk zichzelf respecterend bedrijf beschikt over documentatie. Dat kan hele eenvoudige zijn, bijvoorbeeld die van copiers en printers, maar dat kan ook de technische documentatie zijn van de core van een bedrijf dat draait op technische installaties. Denk bijvoorbeeld aan de grote wereldspelers in olie, gas en (petro- )chemische industrie maar ook aan infra. In de praktijk blijkt dat bedrijven worstelen met het actueel houden van hun technische documentatie.
De risico’s en kosten bij eventuele achterstanden lopen snel op, alleen al omdat organisaties verplicht zijn om deze documentatie up-to-date te hebben vanwege allerlei veiligheidsregels. ProClass is allereerst technische documentatie van klanten gaan digitaliseren en bijhouden in een online Document Management Systeem ProDocs waarin alle updates worden gedaan. Daarmee was alle documentatie wel actueel, en kon snel de juiste documentatie gevonden worden door integratie van de Google Search Algoritmen. Maar hoe kan een technicus op locatie nou heel snel de juiste documentatie vinden die bij de juiste installatie hoort? En daar komt de tablet, in dit geval de iPad, in beeld en de app Docs2Go.
GPS in actie
Natuurlijk is een technicus mobiel met een iPad, als daarop documentatie kan worden geraadpleegd via een online verbinding. Maar zou het niet nog slimmer kunnen door gebruik te maken van wat de iPad al aan techniek aan boord heeft? Dat was de stap naar de ingebouwde GPS van de iPad. Als nou eens alle documenten geografisch gekoppeld worden aan de installaties in de app. De app, met behulp van de GPS van de iPad, weet precies waar de technicus zich op dat moment bevindt. En vervolgens op basis van deze informatie de juiste documentatie laat zien die bij ‘die locatie’ lees ‘die installatie’ hoort. Maar ook vanuit elke plek op de wereld kan een technicus de documentatie bij elke locatie oproepen en deze inzien.
Hoe werkt de app?
Door locatiespecifieke informatie te koppelen aan documenten in ProDocs, het eerder genoemde Document Management Systeem, zijn deze documenten beschikbaar in Docs2Go. Na het opstarten van Docs2Go zoekt het systeem op basis van de actuele GPS-coördinaten op welke locatie je je bevindt. Op het moment dat je de kaart selecteert, opent Docs2Go de grafische overzichtskaart (er wordt gebruik gemaakt van ESRI kaarten).
Als op de locatie technische documenten aanwezig zijn, dan worden deze automatisch geselecteerd en weergegeven op de kaart. Met behulp van een scroll=bar kun je de zoekstraal rondom de betreffende locatie aanpassen om te variëren in de selectie van documenten. Je kunt natuurlijk ook handmatig een specifieke locatie selecteren, zonder dat je je op die locatie bevindt. Hierdoor kun je vanaf kantoor al bekijken welke documenten je nodig gaat hebben op locatie.
De grafische kaart kan ook specifieke grafische lagen bevatten op basis van een koppeling met een Geografisch Informatie Systeem (GIS). Denk bijvoorbeeld aan diverse bronnen die informatie in GIS beheren zoals bijvoorbeeld spoorinfo, luchtfoto’s, pijpleidingen en kabels. Maar ook klantspecifieke informatie kan zo grafisch in beeld worden gebracht. Zo kunnen klantsystemen (eigen DMS-systeem, databases maar ook netwerkschijven) simpel gekoppeld worden en heeft de gebruiker per object alle informatie bij elkaar. Los van de eigenlijke bron!
Indien zich in een gebouw op meerdere verdiepingen technische installaties bevinden, dan is het mogelijk om Docs2Go zo in te richten dat je de verschillende verdiepingen van het gebouw kunt selecteren en bekijken. Op de geselecteerde verdieping kunt je dan inzoomen op een specifieke installatie. Na het selecteren van de specifieke installatie wordt de erbij behorende documentatie zichtbaar.
Je kunt een van de geselecteerde documenten aanklikken en daarmee in een previewvenster snel bepalen of het om het juiste document gaat. Zo voorkom je onnodig data verbruik door downloaden van onnodige documenten. Daarna kun je het bestand openen om te bekijken of om te bewerken met een PDF-editor. Met behulp van de PDF-editor kunnen wijzigingen (zogenaamde Rood/Blauw revisie) doorgevoerd worden. Na het opslaan van deze wijzigingen, wordt de opgemerkte PDF-file op het ProDocs-portal opgeslagen en wordt het bronbestand naar de laatste stand geactualiseerd door automatische notificatie naar de backoffice. Na correcties op de documenten worden deze door ProDocs automatisch weer ingelezen en als view file weer beschikbaar gesteld in ProDocs en Docs2Go. Zo is de laatste versie van het document altijd beschikbaar in Docs2Go.
Wat als er geen of tijdelijk geen dataverkeer mogelijk is via Wifi of 3G/4G? Je kunt op een willekeurige locatie met dataverkeer de benodigde documenten selecteren en downloaden naar de iPad waar ze dan offline beschikbaar zijn. Zodra er weer dataverkeer mogelijk is, vindt er een frequente update van de files plaats die op de iPad opgeslagen zijn. Zo staan overal automatisch de laatste versies van de documenten.
Eenvoud
In een technisch complexe industrie doet de tablet, in dit geval de iPad, wat hij moet doen: werk slimmer laten verlopen. Niet alleen door de laatste technologische snufjes, maar ook door de simpele combinatie van GPS en online content. De impact van eenvoud, met de tablet.
Reacties (0)